企業ERP快速實施的八大準則

眾所周知,中小企業在ERP實施過程中一直遇到挑戰。如何實現快速實施並降低風險呢?

一、簡化ERP系統的基礎資料

從ERP系統的實用性出發,20%的基礎資料往往決定了ERP系統80%的運行效果。簡化ERP系統的基礎資料,只整理關鍵的基礎資料,可以減少專案實施工作量,縮短實施週期。

二、周詳完善的實施範圍和實施計畫

很多企業實施ERP專案之初沒有根據企業所在行業的特徵以及目前的狀況,制定一個完善周詳的實施計畫和實施範圍,什麼模組都想上,結果真正使用的都是很小的一部分。所以,有一個周詳完善的ERP解決方案實施規劃,是保證高效完成這個項目的大前提。

企業需要從選型的時候就開始分析自己的需求,應該著眼于未來幾年的發展計畫,考慮在這期間經營管理需要什麼樣的工具來輔助;然後再和最主流的ERP平臺比對,用科學的方式把系統分解為不同的功能,再看看哪些是經營管理所必需的,哪些是可有可無的,哪些是對整個業務沒有什麼影響的,按比重進行打分。在這些基礎上,最終確定企業的實施範圍。

三、儘量實施和使用ERP系統的標準流程和標準功能

ERP系統實施的根本原則是在保證ERP系統實施效果的前提下,將Compiere ERP系統設計得越簡單實用越好。實施ERP系統的標準功能,一方面可以減少定制開發的工作量,一方面可以避免ERP系統運行當中的程式出錯,同時,標準功能往往是最簡單的。正因為標準功能的上述優點,實施ERP系統的標準功能可以降低實施難度,縮短實施週期,降低實施成本。

通過我們對各個公司的ERP實施調查發現,絕大部分企業在ERP實施過程中不使用標準流程和標準功能,不是產品問題,而是企業中的業務部門站在本部門的角度,希望ERP系統能盡可能和當前的手工操作一致,而不願意改變當前的業務操作模式。其實,ERP系統的標準功能往往是系統最有價值的部分,實施ERP系統的標準功能可以滿足企業80%以上的管理資訊化要求。

四、從優化整個供應鏈價值流的角度簡化ERP系統組織結構的設計

構成ERP系統的主要元素有:組織結構、基礎資料、業務流程、控制參數和交易資料等,而組織結構的設計又是影響ERP系統實施和運行的最關鍵因素,組織結構的變化可能要求ERP系統的重設計和重實施。

公司組織結構的設計當然是從利潤最大化、快速滿足客戶需求等企業目標出發,如何來優化企業運行當中的物流、資金流和資訊流。為了更形象地說明這一點,就以XX集團為例。在XX集團各子公司的設計和分工上將子公司分為四大類:研究院、製造公司、採購公司和銷售公司等,包括供應鏈上的產品開發、原材料供應、生產製造、銷售和分銷等四個環節。為簡化組織結構的設計,筆者認為在採購公司、銷售公司暫時不要走物流(即庫存),先在製造公司實施完整的物流系統,等一期實施完畢再實施採購公司和銷售公司,這樣可以簡化ERP系統中有關物流的設計,減少供應鏈上的供需迴圈,減少資訊流的傳輸途徑,並有利於減少庫存量,降低供應鏈的“牛鞭”效應,使供需資訊和庫存資訊更透明。

五、重點關注影響ERP系統集成的控制參數,而不是分散的計畫和控制資料

ERP系統的最大優點是其資訊集成的特點,某些系統控制參數的設計影響著業務流程和資訊的集成,專案實施過程中必須給予重點關注;另一方面,為了擴大ERP系統的使用面和使用功能,軟體公司在開發和設計ERP軟體時,在集成功能的基礎上往往還會開發出一些對個別部門或許有用的小功能,這些小功能對某些行業可能有用,而具體到某個企業卻不一定實用,過分注意這些小功能的實施和使用,會分散專案組的實施精力,延長專案實施週期。

ERP系統的設計和運行主要有兩條主線:以管理會計為核心的物流、資金流的集成和以供需平衡為核心的物流、資訊流的集成,在實施ERP系統時,也主要是關注影響這些業務集成的控制參數。

六、只記錄關鍵的交易資料

ERP系統並不是一種即插即用的解決方案,無論是實施、升級、集成,還是棄用,都不是一件很容易的事情。在企業資訊化過程中,不是說資訊越集成越好,一般來講,越集成的資訊系統越難實施和使用。另一方面,隨著企業業務的發展,系統中記錄的業務資料每天都在增加,對硬體的要求也越來越高,只記錄關鍵的交易資料可以減少資料的記錄量和存儲量,降低企業資訊化過程當中的硬體投資。

企業在實施ERP系統中,一般優先實施財務會計、管理會計、生產計畫、採購管理、銷售管理和庫存管理等模組,而品質管制、設備維護等模組的實施則必須重點區別對待,有時候用其他的系統來記錄品質資訊或設備資訊在資訊集成上可能差點,但ERP系統簡單了,ERP系統的實施難度和實施成本也降低了。

七、在ERP實施過程當中採取同步工程的專案管理方法

ERP系統實施專案大體可以分為項目準備、培訓、業務藍圖、系統設計、上線準備、上線支援及持續改進等階段,各階段的工作既有側重點,又有交叉。ERP實施過程當中的同步工程式專案管理方法與新產品開發項目的管理在原理和技巧上是類似的。採取同步工程式的專案管理方法,可以在同一時期內同時進行兩項或兩項以上的專案具體工作,從而縮短ERP系統的實施週期。

成熟的ERP系統都有一套完整的實施方法和專案管理方法,企業需要學習和借鑒其專案管理方法,同時結合同步工程的方法和技巧,可以確保ERP系統實施專案的品質,縮短專案實施週期。

八、關鍵依靠企業內部ERP實施人員,以我為主進行系統實施

企業內部ERP系統實施人員因為熟悉企業現實情況,認同企業的文化和經營理念,同時又要在企業長期工作,在實施ERP系統過程當中往往會從長遠角度來考慮ERP系統的實施,如果對他們予以系統的培訓,同時採取快速化ERP系統實施原則,關鍵依靠他們,不僅可以降低ERP系統實施成本,還可以確保項目品質。

總之,企業資訊系統的建設是一項時效性強,成本比較大的投資,就投資的性質而言,一方面要控制投資的金額,一方面還要使投資儘快見效益。本著簡單、有效、實用的原則,採取快速化的ERP系統實施方法和理念,可以降低系統實施成本,縮短系統實施週期,提高系統實施專案的性價比,快速鋪就貴公司的資訊化的高速公路。