「ERP供應商編碼」的幾大必備技巧

      眾所周知,編碼是ERP系統項目實施準備的核心工程,其編碼是否合理,直接關係到ERP系統的使用效果。但一個經常被大家忽略的一個角落,供應商的編碼。供應商編碼也是非常重要的,其若編製的合理,對於提高供應商管理效率,非常有幫助。 
不少客戶,其對供應商編碼,大致有如下幾種編碼方式。 愛ERP網    
一、純流水碼
即對供應商不進行有意義的編碼,而只是按合作的先後順序,對其ERP解決方案進行編碼。這類編碼,就沒有特殊的意義,用戶若要按編碼來查詢供應商信息的話,需要記住這些毫無意義的數字編碼,對於用戶來說,無疑是一個非常大的工程。而實際上,用戶一般只記得住經常用到的供應商,一般能夠記住5家已經不錯了。而要查詢剩餘的供應商信息時,只能通過供應商名字來查詢了。如此是非常不方便的。
   
因為無論是在採購單,或者在應付帳款、庫存數據的查詢時,都可能要用到供應商編碼,如想查詢一下,某個供應商的採購定單的未結案還有多少;或者想查詢一下,一個供應商的應付帳款有多少,當月要付他多少,等等,這都需要用到供應商編碼。若通過供應商名字去查詢的話,當然是很不方便的。特別是財務等不直接接觸供應商的人員,更加麻煩。我去客戶那邊調研的時候,有些用戶在電腦旁邊就貼著一張供應商代碼與供應商名字的對照表,需要查詢時,他們就先從對照表中找到供應商的數字編碼,然後,再在進銷存系統中查詢他們需要的數據,這非常的不方便。 
二、拼音與阿拉伯字母結合 
還有一種編碼方式,就是根據供應商名字的拼音字母結合阿拉伯數字來編碼,如寧波洪福鋁塑電器有限公司,就編碼為HF01,常州市紅飛金屬製品有限公司就編碼為HF02,也就是說,前面兩個拼音是他們字號的簡稱,後面兩個數字是流水碼。 愛ERP網    
這種編碼方式,比上一種編碼方式有了改進,用戶不用去記憶哪些沒有實際意義的數字編碼,而根據供應商的中文名字可以直接想到編碼,即使不記得後面的流水碼也沒有關係。如現在在開採購單時,要向常州市紅飛金屬製品有限公司採購原材料,則只要在供應商欄位內,輸入FH,系統就可以幫助用戶查出以FH開頭的供應商信息,然後用戶選擇一下就可以了。如此,用戶就不需要每次都去查詢那個對照表,速度快多了。 
但是,這種編碼也是有點問題,如企業有委外生產的廠商,就比較麻煩。若用戶需要查看一下現在有多少委託加工的供應商,則無從Compiere ERP查起,要一個個的統計;若對供應商還有類別管理的,如此編碼,也不是很合理,如想查詢一下PVC料的供應商有哪些,則很難做到這一點,或者通過供應商類別那裡查詢,但是,又不是很方便,而且,也不是每個ERP軟件都支持這個功能。最好的話,就是一看到供應商編碼,就可以知道其供應商什麼類型的材料。 
可見,以上兩種編碼方式,或多或少都存在一些缺陷。我在ERP項目實施時,在供應商的編碼方面,一般會給用戶提一下建議,各位可以參考一下。 
1、委託加工商跟一般的供應商最好區別編號。 
委託加工商跟一般的供應商雖然看起來都是一樣,可能都是採購部門在管理,但是,在實際處理上,有比較大的區別,如在會計處理上,就有不少的差異。所以,為了在後續的管理中,把認為的修改量降低到最小,最好在編碼中,有所區別。 
另外,這也有利於分類查詢。如我們在“拼音與阿拉伯字母結合”這個方案的基礎上,若是委託加工的,我們在其前面加上一個W字母,若是一般的供應商,則我們加上Y字母。如此,若我們想知道現在有哪些委託加工供應商時,只需要在查詢供應時,只需要輸入W,即可以查詢出所有符合條件的委託加工供應商,這就非常的方便。